How to set a budget for your freelance business

This post was originally published on the Thoughts On Translation blog. It is reposted with permission from the author.

Setting a budget for your freelance business is important, because:

-Many freelancers have no idea how much they need to earn in order to achieve the same level of financial security as someone with a traditional job.
-As a freelancer, you probably need to earn more than you think in order to reach your financial goals.
-You need to know how many billable hours per week you need in order to reach your target income.
-If your rates right now are too low, you need to at least acknowledge that and make a plan to do better in the future (rather than working, working, and working, and then wondering why your bank account empties so fast).

In my online courses, I use a worksheet called “deciding what to charge.” John Milan and I also used this worksheet in our session at the 2018 ATA conference (which got very positive reviews, so hopefully we’ll present it again!). Here, I’ll give you a simplified version of how to do the calculations on that sheet.

Start with: the amount of money you want in your bank account every month, to pay your non-business living expenses such as rent or mortgage, utilities, food, entertainment, and so on. That’s your desired/required net monthly salary.

Next: to that, add every expense that you incur for your business. If the expense is not paid monthly (i.e. professional association dues), divide it into a monthly amount and enter that. Your expenses may include some or all of the following, plus anything else that you pay that is not listed here:

-Taxes: (20-50%, depending on your tax bracket and your country)
-Retirement account contribution
-Paid vacation/sick time allocation (money that you put into a business savings account so that you can pay yourself when you take time off)
-Professional association dues
-Professional development (conferences, webinars, classes, individual coaching, etc.)
-Subscription-based web services (cloud backups, PDF conversion service, LinkedIn Premium, etc.)
-Office rent
-Computer hardware and software (new purchases and/or upgrades)
-Work-related child care (if applicable; and don’t forget in that in the US, you may be able to deduct summer day camp for kids under 13)
-Work-related travel
-Communications (internet, cell phone, Skype minutes, etc.)

Add it all up, and that’s your required or desired monthly gross income. Warning: as discussed above, this will be a big number. Perhaps bigger than you want to admit; but the first step is to get a grand total. If you’re feeling energetic, do this for three income levels: the minimum you can live off, the amount that gives you the similar level of financial security to someone with a traditional job, and something in between.

Next (not done yet!), multiply that number/those numbers by 12, to get your required or desired yearly gross income. Write that down.

Now we’ll convert that to your required hourly rate.

Take 52 weeks, and subtract the number of weeks you think you will not work (vacation, sick time, time off to take care of family members, etc). Divide your yearly gross income as calculated above, by your number of working weeks. That gives you your required income per week. For example if your required/desired gross income is $90,000 and you’re going to work 48 weeks per year, your required income per week is $1,875 per week.

Next, determine how many hours per week you realistically think you can/want to bill. Non-billable time is a big variable. For beginners, non-billable time often involves time that you would like to be working, but you don’t have paying work. For experienced translators, it’s more likely to involve non-billable but necessary tasks such as accounting, marketing, professional development, research, client communications, etc. As a side note, when other freelancers ask me, “How do you find the time to work on marketing or other non-translation tasks?” my answer is “By not having to bill 40 hours a week.”

I’d advise doing this calculation for perhaps 25, 30, and 35 billable hours per week: take your required weekly income (your equivalent of the $1,875 listed above), and divide that by your number of billable hours, to determine your required hourly rate. For example at 25 billable hours per week, our $90,000 translator would need to earn $75 per billable hour to generate $1,875 in a week.

The fun continues because most translators aren’t paid by the hour. If you are, great: you’re done, other than asking whether your existing clients will pay your required hourly rate. If you get paid by the word or the project, then you need to further calculate how fast (or slowly) you translate. For example to generate $75 an hour, you could translate 500 words at 15 cents, or 250 words at 30 cents, or 800 words at 9.3 cents (these are not recommended rates or translation speeds, just examples). Translation speed is a huge factor in your income, and one that a lot of translators overlook: if you are someone who translates 250 words an hour, you need to charge a lot more than someone who translates 600 words an hour.

At the end of all this, you should at least have a better sense of whether the numbers for your freelance business add up the way you want them to; and if you’re not making enough money, why you’re not.

  • Perhaps you have tons of work, but it’s pervasively low-paying.
  • Perhaps your rates are fine, but you need more work.
  • Perhaps you translate very slowly.
  • Either way, these calculations should help you base your pricing decisions on objective data, rather than on fear and vague speculation about “what the market will bear.”

In closing, a huge thank you to Jonathan Hine, who presented the pricing presentation at the ATA conference for many years before passing the baton to me and John, and whose booklet “I Am Worth It!” goes into greater depth on the calculation methods I’ve mentioned here!

Image source: Pixabay

The Benefits of Mentoring

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This post was originally published on the Ben Translates blog. It is reposted with permission from the author.

This week, I was informed that I have been selected as one of 30 mentees for the 2017-2018 class of the American Translators Association mentoring program. I am delighted to have been chosen for this opportunity and look forward to the chance to learn from an industry veteran.

The ATA Mentoring Program has been around for nearly 20 years and was completely revamped in 2012. Each class starts at the beginning of April and runs through March 31st of the following year. Mentors assist mentees with topics ranging from business practices, rate negotiation, breaking into a certain area of the industry, and much more. They do not tutor mentees or help them to become better translators, often because they do not work in the same language pairs and are instead paired based on goals and personality. Another benefit of the program is that mentees and mentors all participate in a discussion group for sharing questions, best practices, and other advice across the 30 mentor-mentee pairs.

No matter the field, mentoring offers a unique opportunity for shared learning and growth. I have been running a successful translation business for nearly four years and have been working in the industry for six. That said, there is always more to learn and I am absolutely thrilled to be a mentee this year.

There are many benefits of mentoring for both the mentor and the mentee. Here are merely eight of them that apply across industries:

For the mentee:

1. Self-Reflection

It often takes someone asking you to think critically about what you do and why you do it to prompt you to have this conversation with yourself. Having a mentor encourages mentees to reflect on their practice and their goals and to intimate what it is that they want to accomplish.

2. Advice and Encouragement

Are you even doing this right? Could you be doing it better? Mentors can provide great advice about where improvements can be made and provide encouragement for things you already do well.

3. Support and Networking

It never hurts to expand your network. Having a mentor can give you privileged access to influential people in other networks, thereby increasing learning opportunities and support from others in your profession.

4. Professional Development

Experienced mentors can help mentees build better business practices, learn new skills, and become more effective.

For the mentor:

5. Giving Back

Many people were helped out or lifted up by an influential person sometime during their careers. Becoming a mentor means having the opportunity to do the same for someone else.

6. Increased Confidence

By sharing their expertise, mentors can experience increased confidence about their own work. By reminding mentees of what they are doing well, mentors have the same opportunity to reflect on what they do well, too.

7. Two-Way Learning

The cliché about the master learning from the student is true: collaborating with a mentee can teach mentors about new methods or practices that can re-energize their own work.

8. Fresh Perspective

There may not be a better way to gain fresh perspective about what you do than by helping another person through the challenges that you may have once experienced. Chances are that mentees are also experiencing a few things that mentors never dealt with, and working through them together can provide a fresh and meaningful perspective.

I am eager to share my mentoring experience over the coming year with you. For more information on the ATA mentoring program, click here. A free ATA webinar about the mentoring program may also be downloaded here (you will be prompted to save it to your computer).

Have you benefited from the guidance of a mentor? Please share your experience in the comments section.

Mea culpa. Meteduras de pata reales de traductores e intérpretes

This post was originally published on the En la luna de Babel blog. It is reposted with permission from the author.

Leemos, nos documentamos, seguimos consejos y aconsejamos, pero siempre hay algo que se nos escapa. ¿Un error de tecleo? Incontables, a veces tengo los dedos de mantequilla y algunas palabras se me resisten. ¿Meteduras de pata al traducir? Pues claro, sobre todo al principio y quien diga lo contrario que tire el primer dongle de Trados. ¡Suerte que mejoramos con el tiempo, como los buenos vinos!

En definitiva, somos humanos. Y aunque es cierto que en redes no solemos contar nuestros fallos, errores o puntos flacos, los tenemos. A continuación encontraréis algunos errores que traductores e intérpretes declaran haber cometido alguna vez. Al final hallaréis los datos de esta encuesta y si queréis dejar los vuestros… feel free! 


  • En lugar de Segunda Guerra Mundial puse Segunda Guarra Mundial. Era un texto para un museo sobre el holocausto judío. ¡Tierra trágame!
  • La más tonta: poner conversación en lugar de conservación. De manera que determinado museo favorecía la conversación de las piezas… Lo malo es que lo he hecho varias veces. Será que me gusta más charlar que conservar.
  • Poco después de obtener el título de traductor jurado entregué una traducción jurada en que ponía «conSerVación» varias veces en vez de «conVerSación». El cliente se dio cuenta y, por suerte, fue comprensivo: solo tuve que corregirla y volverla a entregar. Desde entonces, intento no conversar sobre conservar el orden de las letras de las palabras.
  • Me como algunos signos de puntuación y a veces olvido los acentos.
  • Hay algunas palabras que, por más que lo intente, siempre tecleo mal, como «tambine» y «fatcura». Por suerte en Word tengo activada la autocorrección para estos términos.
  • En algún correo me he despedido como «Un cordial salido».
  • Uso salut («saludo» en catalán) como forma de despedida en los emails a algunas gestoras de proyecto. Alguna vez se me ha escapado un slut.


Los errores de este tipo pueden deberse a varios factores y no solamente al desconocimiento, que es habitualmente lo que suele decirse. Muchas veces tienen que ver con las prisas y con estar más pendiente de plasmar lo que estamos pensando que con la ortografía y el tecleo en sí.

Por suerte, existen los autocorrectores no solo en los procesadores de texto sino también en los navegadores que nos marcan los errores antes de enviar un correo. No obstante, cuidado porque no son infalibles. Lo mejor es revisarlo todo con mimo antes de enviar.



  • Hacer traducción inversa al inglés pensado que podría hacerlo bien, y no quedé satisfecha con el resultado. Por suerte no era un cliente sino un intercambio, así que fue un mal menor. Pero la experiencia me sirvió para no volverlo a hacer
  • Delegar una parte de una traducción a un compañero para cumplir un plazo a tiempo, revisar la tarea con prisas y ver que pasaste por alto algún término.
  • Pasar trabajo a algún compañero traductor y ver que no lo han hecho con el mismo mimo. Es importante saber a quién envías tus traducciones y, sobre todo, revisarlas bien después.
  • Un par de veces he enviado una factura al cliente que no era. En una ocasión, incluso, envié al cliente el Excel que tenía hecho para saber cuánto le pagaba a cada uno de los colaboradores que me ayudaron en un proyecto. El sudor frío me acompañó todo el día. No se puede ir con prisas.
  • Olvidar adjuntar los archivos en el email.
  • Cambiarle el nombre a mi cliente. Creo que ha sido el que más vergüenza me dio.
  • No sé presupuestar. Frecuentemente se me olvida la extensión de las palabras cuando traduzco del inglés al español.
  • Olvidarme de adjuntar alguno de los ficheros de la entrega.
  • Enviar el borrador en vez del documento final.
  • Una vez traduje una carta en la que un directivo de EE. UU. explicaba una confusión en el envío de pagos a la dirección impositiva de una provincia argentina. No era larga y me pareció gracioso hacer inmediatamente otra carta en español pero esta vez insultando con sorna y sarcasmo a las autoridades provinciales asegurando que nos les pensaba pagar un peso. En aquella época el email estaba en pañales. Me presenté en la oficina de la compañía de turismo que me encargó el trabajo. La señorita que atendía en recepción se llevó el papel para guardarlo en una carpeta y sellarme la copia como recibida, pero inmediatamente volvió para decirme: «Me parece que esta carta no es la misma que Mister Smith escribió en inglés». Punzada en el estómago, susto… suspiro profundo. Me fijé en mi carpeta, le entregué la traducción correcta mientras le explicaba que me había confundido, que la otra era una broma… Ella se mantuvo muy seria mientra me recibía, esta vez la hoja correcta. Por suerte nunca más supe del incidente. Por un tiempo conservé esa carta en broma con el sello de recibida.
  • Las meteduras de pata más frecuentes suelen ser las típicas: entregar el trabajo sin adjuntar ningún archivo o devolverle al cliente el archivo original en vez del traducido. Son casi siempre meteduras de pata que obedecen a fallos en el flujo de trabajo.
  • Una vez cada tres meses más o menos cometo el error de abrir algún texto para revisar y hacerlo directamente desde el correo electrónico, sin guardarlo. Reviso, cambio y guardo constantemente y al final lo cierro antes de enviarlo… El documento corregido y las horas de trabajo se desvanecen. Tengo una lista bastante larga de recursos para encontrar el documento perdido y ahora ya me he convertido un experto en esto, pero el susto lo tengo cada vez que me pasa.
  • Enviar el borrador de un guión para doblaje en lugar del final un par de veces. Dar palabras por sentado y al corregir ver que significaban otra cosa muy diferente y decirme: ¡suerte que me he dado cuenta!


Como habéis comprobado, las meteduras de pata en este aspecto son comunes: enviar el original y no la traducción, olvidarse algún adjunto, no revisar bien el proyecto antes de aceptar…

Las soluciones dependen del caso (y también de la persona, que no a todos nos sirve lo mismo), pero podríamos dar algunos consejos:

  1. Proyecto. Sé sincero contigo mismo. ¿De verdad puedes encargarte de esa traducción? ¿Está dentro de tus posibilidades? O si no lo está, ¿sabes con quién contar para que te eche una mano? ¿Y podrás con el plazo? Si te pilla el toro, recuerda que la comunicación con el cliente es básica.
  2. Contenido. Mira bien qué tienes que traducir, cuántas pestañas tiene el Excel o cuántos documentos hay en el correo o dentro de aquella carpeta comprimida.
  3. Facturación. Revisa bien la factura antes de guardarla en pdf y enviarla. ¿Están bien todos los datos? Puede ser que uses una antigua de base para crear una nueva para otro cliente. Asegúrate de cambiar todos los datos que no procedan. En cuanto a los envíos, ¿un truco para no equivocarte? A mí me funciona adjuntar el archivo en el correo vacío, antes de escribir nada.
  4. Trato con el cliente. Como siempre y como con todo, debería imperar el sentido común. Aquí hay algunos consejos más sobre clientes, ya sean directos o agencias.



  • Al interpretar a veces me confundo de idioma.
  • My lecturer (during a press conference) mentioned «We have serious problems with AIDS» and I translated «Tenemos problemas con la ayuda». (He was talking about the disease)
  • En unas prácticas de interpretación durante la carrera, traduje «encina» (chêne, en FR) como «cabra» (chèvre) y luego nada tenía sentido. Mi profesor me puso un cartel con la palabra correcta escrita, pero en francés, así que seguía sin entenderla. Mi compañero de cabina me la tradujo en un papel y tuve que reconocer que me había confundido y que estábamos hablando de encinas y no cabras. ¡Menos mal que eran unas prácticas y el público eran otros estudiantes!
  • En una interpretación tratándose de un queso entendí «murcia albino» en lugar de «murcia al vino». Me di cuenta cuando vi la foto del PowerPoint donde estaban los quesos flotando en una barrica de vino.
  • Therapist – terapista. Por suerte era un examen de interpretación consecutiva.
  • Estaba interpretando en un hospital, el paciente acaba de tener una cirugía y tenía mucho dolor, terminé de interpretar y me retiré. A los pocos segundos venía la esposa gritando en español al médico que esperara, que su esposo se acababa de desmayar. El médico me preguntó «¿Qué dice?» y por error le contesté «My husband passed away». El doctor abrió los ojos e inmediatamente me di cuenta de mi error y lo corregí: «Sorry, he passed out».
  • En una clase de interpretación, mi compañera de cabina y yo estábamos interpretando un discurso diplomático del francés al español. Hubo un momento en que el hablante decía Comme j’ai déjà dit à Noël (Como dije en Navidad), lo cual acabó siendo traducido por mi compañera de cabina por «Como dijo Papá Noel». Lo mejor de todo es que a mí ni me chirrió ni me extrañó en ningún momento. Podéis imaginaros las risas que vinieron después por parte de tanto profesor como alumnos.


La preparación antes de una interpretación es esencial, así como ir descansado y con la cabeza clara. Es un trabajo muy duro que requiere estar más alerta aún que al traducir; yo he interpretado un par de veces y me quito el sombrero ante los profesionales que os dedicáis a esto.

Muchos de los errores aquí mencionados tienen que ver con la comprensión, ya sea por no haber captado bien lo que se decía o por la homofonía de las palabras. Nuestro cerebro nos puede jugar malas pasadas, como en el caso de los errores de tecleo, así que, en la medida de lo posible, despacito y ̶b̶u̶e̶n̶a̶ ̶l̶e̶t̶r̶a̶  buen oído.



  • En un proyecto grande de traducción de una demanda millonaria, después de varios días sin dormir, cambie el número de objetos dañados, de ocho mil a ochenta. Por suerte la directora del proyecto revisó todo y se dio cuenta. De más está decir que nunca más me llamó.
  • Traducir (FR>ES) «palace» como «palacio», cuando significa «hotel de lujo», en una guía turística; enviar un fichero traducido al que le faltaba la mitad del texto por no haberme leído bien las instrucciones de la herramienta TAO de la agencia y no saber que antes de validar cada segmento había que poner el cursor al final (en la última revisión corregí cosas a medio segmento, validé, el resto del segmento se fue a hacer gárgaras y no me di cuenta); confundir «escenarista» y «escenógrafo» en un making of.
  • Equivocarme en una traducción jurada en el lugar de nacimiento en una partida de nacimiento.
  • Hubo una ocasión en la que entregué un trabajo y el cliente se mostró confundido porque para referirme al ponente de una conferencia, utilicé por error el término «parlante», en lugar de «ponente/expositor», cuando tuve que traducir la palabra speaker.
  • Por trabajar en una traducción estando muy cansada, traduje discharge como dar de alta en un hospital. La revisora me lo hizo ver, no el cliente final, pero la pena que sentí era gigante. Mi error: trabajar cansada y revisar mi trabajo bajo ese mismo cansancio.
  • En la traducción de un artículo para una publicación periódica, confundí la descripción de la revista que mencionaba con su título, por lo que pasó a llamarse «Line of Terror», cuando en realidad hablaba de una nueva línea editorial de revistas dedicadas al género del terror.
  • Una vez traduje state of the art como «estado del arte».
  • En una traducción certificada, escribir mal el nombre del cliente.
  • En una ocasión, al traducir un instructivo para un producto que requería baterías, al revisar justo antes de entregar la traducción no me di cuenta de que el producto requería baterías AAA y yo puse AA. Creo que imprimieron 50,000 instructivos. La dueña de la agencia de traducción nos escribió a la editora y a mí para decirnos que el cliente nos iba a cobrar las copias que no servían. $900 dólares de copias fotostáticas. Ni la editora ni yo vimos el error. Afortunadamente, la dueña de la agencia nos dijo que era la primera y única vez que habíamos cometido un error y que ella iba a absorber el gasto. Sí pagó los $900 dolorosos dólares de nuestro error. Jamás nos volvió a pasar.
  • En un formulario de consentimiento informado traduje grapefruit como «uva» en lugar de «toronja». Ni mi revisora ni yo nos dimos cuenta del error. Los pobres pacientes iban a evitar tomar jugo de uva en lugar de toronja. El error nos costó un descuento del 50 % del valor total del encargo, a cada una.
  • No revisar lo arrojado por la TM proporcionada por un cliente estricto (que exigía el uso de «su TM» como requisito); por no revisar lo que supuestamente estaba perfecto, se colaron errores.
  • Entregué una traducción que me llevó un par de días y que creí haber revisado a conciencia; más tarde vi que había traducido constantemente bandwith como «bando de ancha». En otra ocasión, tras una revisión bilingüe muy larga, trabajosa y poco agradecida, dejé pasar el nombre de un personaje, Kindly Cabbage, como «Amablemente repollo». Al menos, este solo aparecía una vez, pero aún lloro de risa al acordarme.
  • Siendo aún estudiante, y como becario de un vicerrectorado de mi facultad, traduje State of the art mal unas 40 veces en un acuerdo internacional. Por suerte, la traducción era orientativa. También dejé la ciudad de Ereván como Yerevan, con su original Y- inicial.
  • En un texto sobre conservantes alimentarios, traduje «preservatives» por yatusabeh. Así, «los consumidores prefieren los alimentos que no contienen preservativos». Afortunadamente, mi colega-clienta lo cazó al vuelo antes de entregar a su cliente. P’habernos matao. Durante la revisión hay que despegarse del texto original, especialmente cuando hay preservativos de por medio.
  • En una de estas traducciones contra reloj que cada vez son más comunes, enfrascado en la tarea, traduje «skydiving» como «bucear», con convicción absoluta de que era así (imagino que por el parecido con «scuba diving»). Por suerte, la PM/revisora lo cazó al vuelo. Cuando vi el producto emitido y me disculpé por la metedura de pata tan gorda, fue majísima y me respondió con un «Para eso estoy, ¿no?», pero imagino que se pensará bien lo de dejarme ciertos proyectos.
  • En general he aprendido a revisar muchas veces los textos traducidos antes de entregarlos, por dos razones: por un lado tengo tendencia hacia los typos (no me queda claro si es algo de dislexia o un caso de «el dedo es más rápido que el cerebro»), y por otra parte he tenido un par de fails espectaculares sobre el comienzo de mi carrera (generalmente por prisa y general tontería) que me enseñaron temprano a revisar, revisar, revisar. El error más horrible que cometí fue: Texto original: «We would like to avail your services…» Y yo puse: «Querríamos evitar sus servicios…». Sip, esa fui yo. Me hago cargo.
  • Poner «cuir» (cuero) en lugar de «cuivre» (cobre).


Como en las demás áreas, no siempre es fácil identificar el origen concreto del error, por mucho que nos esforcemos por mejorar. Y como veis, volvemos a coincidir con las prisas y el cansancio, que no son buenas compañías para traducir. Pero, ay, esos plazos infernales y nuestro día a día no ayudan.

Por si sirven de algo, he aquí algunos consejos en cuanto a textos y al oficio en sí y otros sobre los aspectos burocráticos y de aprendizaje.

Para terminar, entre todos los errores, me quedo con esta confesión:

«Tenía mucho trabajo y visita en casa. Salí a cenar y se me fue de las manos, por lo que acabé a las dos de la mañana borracho como una cuba. Cuando me levanté al día siguiente, tenía una resaca absurdamente intensa, como si en lugar de cerebro tuviese un doloroso puré de patatas, denso como para que no fluyese la idea más simple. Me puse a trabajar y me di cuenta de que no había leído bien el encargo y tenía que entregar un formato específico de subtítulos, para lo cual tenía que bajarme un programa desconocido. Desesperación, gritos, «porquéporquéporqué».

Después de media hora configurándolo, me dispongo a traducir. El programa era ridículo, en absoluto intuitivo, había que usar el ratón para todo. Me doy cuenta de que a ese ritmo iba a terminar a las diez de la noche. «Porquéporquéporqué». Decido aprovechar que mi visita había decidido hacer turismo para no comer más que un trozo de fuet y un poco de pan y así no perder tiempo.

A las cuatro de la tarde, después de un esfuerzo titánico, voy por el 75 %. De pronto me doy cuenta de que no he guardado el trabajo en ningún momento. Sudor frío, estómago descompuesto, «ayayay». Archivo>guardar como. De pronto, «El programa ha sufrido un error y tiene que cerrarse». Me quedo como un imbécil mirando la pantalla. Me convenzo de que no es real, intento recuperar el trabajo en vano.

Se me empieza a formar un nudo en la garganta y empiezo a llorar, pero no en silencio, sino con sollozos, hipos y grititos. De pronto entra mi visita y me ve llorando como un niño de dos años, en posición semifetal e incapaz de articular palabra. Le intento explicar que el .stl no es lo mismo que el .srt y que todo es culpa del cliente, pero no puedo parar de llorar. Decido subcontratar a un tío que cobra muchísimo más que yo y pagarle un recargo de urgencia, perdiendo una locura de dinero. Mi visita sigue muy preocupada por mí. Don’t drink and translate».

***Datos de la encuesta***

La encuesta anónima aún está activa por si queréis confesar vuestros errores. Podéis acceder aquí mismo. Y estos son los datos:

¿Qué os han parecido? ¿Habéis cometido alguno de estos errores? ¿Os atrevéis a compartir los vuestros? ¡Gracias a todos y hasta la próxima!

Header image source: Pixabay

Translation Commons: A Community for Language Professionals

Reblogged from The ATA Chronicle, with permission

Translation Commons is a nonprofit, volunteer-based online community designed to facilitate collaboration among diverse sectors and stakeholders of the language industry and encourage transparency, trust, and free knowledge sharing. It was established with the idea that translated data and memories truly belong to the translators who create them and that they should be the ones to benefit from their work. By offering free access to open source tools and other resources, Translation Commons facilitates community-driven projects, aims to help empower linguists, and allows the sharing of educational and language assets.

A Brief History

Translation Commons didn’t happen in a vacuum. I first heard the catch phrase “collaborative commons” in 2014, and the concept of collaboration within the language community struck a very deep chord. How could that become a reality and how would everyone benefit? Would the platform for this collaboration offer collective translation memories and data, or perhaps merely serve as a means of talking to each other? Maybe it could serve both functions?

I discussed the idea at many conferences and networking events with language professionals, mostly in Silicon Valley, but I also had many online conversations through various LinkedIn groups. In December 2014, I created a LinkedIn group to determine the interest level for an online community serving all language professionals. I was very surprised by the positive response: just 20 days after starting the LinkedIn group, there were already 1,000 members. I felt that as far as feasibility studies go, this was a runaway success and demonstrated that there was a need for such a community waiting to be fulfilled.

I’ve always been in the language business with my husband, so after just a brief discussion we were both committed to take Translation Commons to the next level. We started a corporation and applied for nonprofit status. A few months later, to our surprise, the IRS not only granted us nonprofit status, but also determined that we could be categorized as a public charity benefiting the larger community, not just our linguistic members.

After many discussions, we managed to pin down and crystalize our objectives. In a nutshell, Translation Commons is concerned with helping all language professionals achieve due recognition for their work. More specifically, Translation Commons’ vision is to help the language industry by building an infrastructure to:

  • Help our language students by bridging the gap between academia and industry.
  • Facilitate collaboration and mentoring.
  • Organize language resources from around the world.
  • Grow the visibility and importance of our community and gain recognition.

Designing the Platform

Our first task was to create an advisory board consisting of high-profile professionals from many diverse sectors who could represent their interests and guide the community. We’ve been able to assemble an amazing group that’s still growing.

The next step was to move on from LinkedIn and start building our own online platform. Thankfully, we teamed up with Prompsit, an amazing engineering company in Spain that understood and shared our vision. We’ve been working with them for nearly two years now and have managed to expand the offerings on the website.

I would like to clarify that building such a platform is a vast undertaking. Although we now have a fully functional website, there’s still a lot to do. So far, the site architecture consists of Linux and Windows servers, 10 language applications (both proprietary and open source), docker containers (allowing applications to run virtually anywhere), MySQL, wikis, application programming interfaces, G Suite apps, and single sign-on integration.

To address all the issues in our mission, we’ve divided the Translation Commons online platform into three modules: Translate, Share, and Learn.

Translate: The Translate module offers translation tools and applications, both open source and proprietary, most of them on our servers with a few cloud applications integrated with our single sign-on integration. The goal is to create a seamless platform with all available applications. This is an extremely important endeavor as it helps students and those beginning their professional careers familiarize themselves with tools that they might not normally be able to access. We’ve found that quite a few of our members who are recent graduates are unfamiliar with the variety of tools available to help them work more effectively. By offering open source tools and free trials to proprietary applications, we hope to increase their skill set and knowledge of technology.

Share: The Share module is the main portal for all community sharing activities, including think tanks, language industry initiatives, group discussions, and working groups. This is also where any member of the community can start a new project or group and ask people to join. Because we know how difficult it is for small project groups to develop an online platform for collaboration, we offer them the tools to do exactly that: a website, mailing list, calendar, task page, and a drive and document uploader to gather their volunteers and work effectively. We also offer members the entire Google G Suite, which was donated to Translation Commons due to its nonprofit status. Currently, there are around 60 apps available to all members.

Learn: The Learn module offers a Learning Center, tutorials, skill development programs, online courses, and group webinars. Links to our free resources (both online and offline) are available in the Translation Hub. These resources include terminology databases and glossaries. Of course, this is a work in progress and we ask for everybody’s help to upload links to any free online resources to which they have access (e.g., tips, insights, and guides). We’re also talking with proprietary automation toolmakers that offer free trials and asking them to add their links in the Translation Hub. Finally, we’ve inherited and are hosting the eCoLo Project (electronic content localization), which provides useful training materials for both students and teachers to help improve skills in different areas of computer-assisted translation (e.g., translation memory, software localization, project management, and terminology). You’ll also find multilingual material, training kits, training scenarios, and full courses on various translation and localization techniques.

Working Groups

The working groups have been created from within the community. We call our groups Think Tanks because their mission is to identify areas that need improvement and the gaps that need to be filled.

Mentoring: This was the first Think Tank to emerge from the original LinkedIn group. There are some very good mentoring programs available through associations and other organizations in the U.S. and Europe (including ATA’s program) that have managed to capture the essence of mentoring and have a great group of people managing them. However, our mentoring group conducted a global survey and found that many of the freelance translators who responded were unaware of existing mentoring programs or didn’t have a clear understanding of how to get involved. Respondents also stated that expectations and responsibilities are issues of concern when agreeing on mentoring on a one-on-one basis. After analyzing the survey results, the mentoring group decided to create guidelines for freelance mentors who wish to take on freelance mentees. Under the guidance of Nancy Matis, an experienced project manager and teacher, we now have a thriving group that has written an extensive document, “Mentoring Guidelines for Freelancers,” which is currently available for download from the Translation Commons website. The group is also creating a list of mentoring programs so that graduates have somewhere to start their search for mentors.

Technology: The Technology Think Tank is an integral part of Translation Commons. Our commitment to open source resources allows us to make language and the work of translators a priority. Led by Mikel Forcada, a professor of computer science in Alicante, Spain, and with representatives from other translation platforms that include Apertium, Moses, Omega T, Mojito, Okapi, and Translate5, the goal is to catalogue all language-related open source applications and facilitate their adoption.

Interpreting: The Interpreting Think Tank is led by Barbara Werderitsch and ATA Member Arturo Bobea, who have created a very active LinkedIn group. They conducted a survey on interpreters’ knowledge and use of technology and are currently preparing the results. Their reports on various technology providers and new interpreting delivery platforms are also available on the Translation Commons website.

In addition to the working groups, we also host and facilitate volunteer groups that any member can create. Under the expert guidance of Gabriella Laszlo, who worked on Google’s Localization Operations and who now designs backend workflows for Translation Commons, we’re able to offer collaborative volunteer initiatives related to language.


Our volunteers are the heart and soul of the Translation Commons community. Their passion for language and expertise in technology are the cornerstones of our initiatives. Their commitment and clear vision of the roadmap that our industry needs to follow are a testament to the merit of a united global language community.

We invite everyone to join and register at and to participate in the LinkedIn groups. Do you have an idea that would benefit the community? Do you want to become a mentor to the next generation of language professionals? Do you want to share your expertise, links, material, tutorials, or articles? Are you part of a small initiative and need more exposure? Then please share your knowledge with all of us!

Remember, if you have any ideas and/or suggestions regarding helpful resources or tools you would like to see featured, please e-mail Jost Zetzsche at

Jeannette Stewart is a co-founder of Translation Commons. She has a BS in business administration and her early career was in advertising and marketing. She is the founder and former chief executive officer of CommuniCare, a translation company specializing in life sciences. She created a series of workshops on language specialization and participates in industry associations and at conferences as a speaker and advocate for the language industry. She writes articles on language community initiatives for Multilingual Magazine. Contact:

My personal style guide for the ATA translation exam into Spanish

This post was originally published on the Gaucha Translations blog. It is reposted with permission from the author.

Based on the comments from a failed exam. I am writing this to help others not fail the same way!

  1. Include necessary clarifying information to reduce ambiguity. (register former inmates/registrar para votar a los que habían sido…) (spread the word to thousands… /informarles la decisión a decenas de miles…) Keep it to a minimum. The translation should stand on its own. Sometimes a cultural point needs to be made or an explanation given, but the passages are carefully selected so that does NOT have to be done.
  2. Make sure caps and punctuation follow Spanish rules. Double check RAE resources in case of doubt. (el partido demócrata: capitalize. Es nombre propio. Partido Demócrata)
  3. Get your quote marks in the Spanish order! Dijo, “Esto no me gusta un comino”. (las comillas van antes de las comas y los puntos en castellano, al revés que en inglés.
  4. Words in the RAE dictionary count for sure. Word creation counts, even using Spanish morphology rules, but they have to follow accepted Spanish morphology rules, and words shouldn’t be created when other words already exist in the dictionaries of reference. (former prisoners/excarcelados: corrected to exreclusos, antiguos reos).
  5. Maintain the register.
  6. Use proper Spanish syntax. (reconoce es posible: reconoce que es posible)
  7. Word Reference is a good starting terminology resource. Verify its terms with a second source.
  8. Don’t get more creative than necessary. Often a literal translation is the best. (might soften their image/que posiblemente matice su imagen:corrected to suavice)
  9. Check the monolingual dictionary, but not just for the meaning of a word. Check it for usage: is it transitive? How does it fit in a sentence? (spread the word to thousands… /informarles a miles… : informarles la decisión a decenas de miles…) informar is a transitive verb.
  10. Don’t stutter! (presos en las prisiones)
  11. Spelling! (libertado condicional: libertad condicional)
  12. Faux ami (non violent drug offenses/ofensas no violentas: delitos no violentos) Las ofensas son algo totalmente distinto en castellano.
  13. Printed resources are another reliable choice. Having printed resources also keeps you from going back and forth from your document to another screen, which is hard with the laptop. My favorites:
    • Alcaraz-Varó legal and business (those are two separate dictionaries), but the Merl Bilingual Law Dictionary by Cuauthemoc Gallegos actually had the best answers in all cases and was easier to sort through the answers. The Business Spanish Dictionary, by Peter Collin Publishing is equivalent to the Merl in my opinion. For the general texts, we shouldn’t need anything in greater depth than these dictionaries. Cabanellas is great, but they are unidirectional volumes, so you have to buy both volumes to have both directions.
    • CLAVE (monolingual Spanish), DELE (Diccionario de la Lengua Española – latest version of the RAE dictionary): take them both.
    • Webster’s New World International Spanish Dictionary. I like this dictionary because it includes a lot of technical terminology, so most technical terms we run into are likely to be here.
    • El buen uso del español. This book has a two-page spread on the main issues of Spanish grammar and spelling. It was published by RAE in 2013, after all the new Gramática and Ortografía works of 2010 were completed, with the intention of being a quick reference.
    • Ortografía escolar de la lengua española. Published by RAE for students in 2013 as a quick reference.
    • The American Heritage College Dictionary (English monolingual)
  14. Remember, the general text can have a lot of specialist content in it. Don’t count on general texts not including technical vocabulary. Be ready for basic technical vocabulary. What you won’t have to do is deal with formulaic technical texts.
  15. Good book for learning Spanish writing: Curso de Redacción – Teoría y Practica, by Gonzalo Martín Vivaldi
  16. Now, go and beat it! May this experience help you!

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